Защита бизнеса в Украине — Не дать ни одного шанса

proverkiЗащита бизнеса — Нужно заранее быть готовым и не дать контролирующим органам ни одного шанса для «наезда».

Предпринимателей сегодня, проверяют десятки контролирующих организаций, в числе которых налоговая инспекция, торговая инспекция, трудовая инспекция, пенсионный фонд, фонд социального страхования, Фонд занятости, торговые отделы районных администраций, антимонопольный комитет, комитет по защите прав потребителей, государственный пожарный надзор, санитарно-эпидемиологический надзор, экологический, энергетический, радиационный и иные надзоры, органы местного самоуправления, налоговая, милиция и множество других.

Штрафы, накладываемые этими органами и организациями, иногда могут достигать катастрофических размеров и наносить вред существованию самого предпринимательства. В то же время избежать всех нарушений, предусмотренных множеством инструкций и правил, в реальной жизни практически невозможно. Кроме того, известна старая поговорка: «Был бы человек, а статья найдется», которой придерживаются практически все проверяющие деятельность предпринимателей работники контролирующих органов.
Даже если никаких нарушений в работе нет, проверка — это испорченные нервы, простой в работе, необходимость дачи объяснений и предоставления документов.

Предпринимателям в целях минимизации различных осложнений, которые могут возникнуть а результате проверок, включая возможность сокращения, уголовного и гражданского судопроизводства, административного обжалования, очень важно и необходимо соблюдать всего лишь несколько простых, но эффективных правил в процессе общения с работниками надзорных контролирующих органов. С представителями надзорных контролирующих органов нужно вести себя максимально корректно, но при этом осознавая свои законные права.

Желательно перед проведением проверки подготовить соответствующий приказ о назначении специального уполномоченного лица из числа работников, ответственных за общение с налоговой.

Также необходимо наперед подумать и об обеспечении надлежащего архивного хранения документов, в частности о специальном режиме хранения бухгалтерских документов и желательно у адвокатов по договору с ними, должно быть наличие журнала регистрации проверок и утвердить внутренние положения о коммерческой тайне и конфиденциальной информации.

Что ищут

Последний тренд в проверках — это законность использования программного обеспечения (ПО). Поводом такой проверки может служить обращение с заявлением в милицию любого лица. Поскольку факты, изложенные в заявлении, должны быть проверены, выписывается соответствующее направление на проверку. Если проверяющие были допущены к компьютерам и, более того, смогли использовать для проверки ПК софтсканеры (которые, кстати, в Украине не сертифицированы!), то вероятность того, что ПК будет изъят, а к компании и ее руководителям будут применены санкции, очень велика. А санкции могут быть весьма суровыми. Если размер ущерба, связанный с использованием пиратского ПО, превысит 10700 грн., работники правоохранительных органов тогда смогут возбудить уголовное дело.

При чем при таких проверках проверяющим удается найти контрафакт в абсолютном большинстве случаев. Причем, даже если речь идет всего лишь об одной нелицензионной программе, согласно ст.51-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУАП) милиция или Госдепартамент по вопросам интеллектуальной собственности вправе составить протокол о правонарушении и даже конфисковать ПК.

Часто во время проверок «всплывает» отсутствие на предприятии обязательной документации по охране труда и пожарной безопасности. Некоторые предприниматели даже не подозревают о многих из этих документов.

Предприятия, работающие с населением, часто оказываются уличенными в нарушении норм закона о защите прав потребителей, таких как, например, отсутствие доступной для потребителей обязательной информации о предоставляемых услугах (перечень такой информации содержит в себе ст.15 упомянутого закона).

По результатам проверки обязательно следует вписать в акт, все свои замечания по проверке (все перегибы, а именно — выключить телефоны, выемка и арест предметов и документов без их детального описания, отказ в праве позвонить адвокату, другие препятствия, наглое и не этическое поведение)после чего следует подавать в суд с требованием признать противоправными действия налогового органа, совершенные во время проведения проверки и оформления акта по ее результатам. В таком случае очень бы пригодлась бы видео и аудио запись вашей службы безопастности Как ее делать позаботесь заранее.

Итак десять основных шагов для защиты вашего бизнеса

Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб.

1. Разработать инструкции на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены отдельные инструкции.

Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

2. Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.

3. Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.

4. Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные — шифровать.

Особо «деликатную» документацию лучше хранить у адвоката, действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.) — это законный повод не предоставлять такие документы.

5. Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.

6. Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

7. Обязательно установить централизованное но не бросающиеся в глаза видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве. Доступ к такому архиву должен быть ограничен и хорошо закамуфлирован.

8. Использовать в деятельности фирмы, только лицензионное или бесплатное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями.

9. Завести журнал регистрации проверок. Форма такого журнала  утверждена приказом Госкомпредпринимательства,  в таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться, если вы конечно  настоите  на этом.

10. Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, находится в процедуре банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.

Программа «минимум»

Стоимость внедрения полноценной программы безопасности начинается с $2500. В качестве примера может быть расчет стоимости минимального перечня мер (за эталон бралась компания с штатом до 100 человек, сфера торговли):

— найм адвоката — около $625 за разработку инструкций, положений; абонплата может составлять от $375 до $1250 в месяц, в зависимости от схемы работы с адвокатом.

— система видеонаблюдения, в зависимости от комплекта, обойдется от $200;

— аренда адвокатского сейфа в среднем составит около $100 в месяц;

— аренда сервера за границей в стабильных юрисдикциях и проверенных дата-центрах стартует от $100 в месяц;

— проведение полноценного юридического аудита тарифицируется, как правило, почасово; в хороших юридических компаниях цена составляет от $100/час.

— услуги по проверке контрагентов — от $125 в месяц.

Как правило, все эти мероприятия проводятся комплексно (к ним нужно также добавить инструктаж персонала). Реализация программы «минимум» занимает от одной недели до месяца.

ПРИМИТЕ УЧАСТИЕ В ОБСУЖДЕНИИ:

Вы можете использовать эти HTML теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>